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出張手続について

出張手続について​

必要に応じて「学会参加費」や「論文別刷購入」の手続を同時に進めてください。

以下の手順で進めてください。

１．【相談】

まず苗村先生と学会参加期間などを相談してください。目安は、参加申込の時点(約2ヶ月前)で出張の可能性を、原稿提出の時点(約1ヶ月前)で最終的に出張するのか否かを決めます。原則として，国内学会は2泊3日（自分の発表日の前後1日），国際会議は学会開催期間（初日と最終日の開催時間によっては前後1日）を出張期間とします。 出張の起点は東京駅です。東京駅までの交通費は日当(2,300円/日)から捻出するルールになっています。

２．【報告１＆承認：全体MTG】

  • 出張手続フォームを送信し，全体MTGで出張手続きを開始する旨を報告してください。この報告に基づいて秘書が事務処理を進めますので，ここに記録のないものは処理されません。
  • 会議や学会の情報 (名称・期間・場所・(事務局名))の記載されたwebページがない場合は、やりとりのメールなどを秘書に転送してください。
  • 1泊10,500円の規定額が支給されます。それを上回った場合は実費精算が可能です。（要　請求書，領収書，カード明細）

３．【報告１＋】（飛行機の場合のみ）

出発前に下記の書類を揃えて提出してください。

  • 伝票払いのできる旅行業者を使った場合：(2025年3月でサービスが終了したそうなので、この方法は現在使えません。)
  • 請求書（旅行会社発行のもの，生協のトラベルセンターで購入する場合は「請求書払いで」と言えば発行してくれます），日程表と旅客運賃見積書（いずれも旅行会社発行のもの）
  • 立替払いで旅行パックなどを使った場合：領収書，日程や利用する航空機の便名と金額等の詳細が記載された書類（予約確認メール，航空機+宿泊のパックを利用の場合は，パック内容の分かる書類），カード明細

４．【出張】

行ってらっしゃい。出張直後の全体MTGで参加報告をすることが義務付けられていますので，準備を心掛けてください。

５．【報告２】（飛行機の場合のみ）

出張から戻ったら，搭乗時の半券（チケットレスの場合は、搭乗口で発行される便名、座席などが記載された紙でOK）を秘書に1週間以内に提出してください。万一半券を紛失してしまったら、航空会社に搭乗証明書を発行してもらう必要があります。またeチケットの場合は半券がないため、搭乗証明書を航空会社に発行してもらう必要があります。外国の航空会社の場合、搭乗証明書の発行はやってないと言われたり、発行までひどく時間がかかったりするので、紙を大事に持って帰って来る方が楽だと思います。申請時と実際の旅程に変更があった場合は必ず報告してください。

６．【報告3】

出張報告を秘書へ提出

【参考例】

  • 概要
    • 国際会議SIGGRAPH2022で「ReQTable: Square Tabletop Display That Provides Dual-sided Mid-air Images to Each of 4 Users」を発表した。
  • 問い合わせ先(学会HPに載っているメールやフォームのリンクでOK)
  • 内容
    • Emerging Technologiesセッションで研究成果を展示発表した。展示発表を通じて研究プロジェクトについて深く議論することができた。特に、テーブルトップ型の空中像光学系の応用可能性についての活発な議論ができた。
    • 発表以外の場でも多分野の専門家と意見交換ができ、関連分野の最新の研究動向を知ることができた。

7．【報告4】

全体MTGで参加報告をしてください。以上で手続き完了です。

近距離出張手続について​

50km圏内の地域への日帰り出張の旅費を請求するときは、『近距離旅費請求書』を使用してください。 起点は自宅最寄駅から請求可能です。 ただし、50km圏内でも宿泊を伴う場合には国内出張とみなしますので、上記出張手続きを行ってください。 1ヶ月分まとめての請求となり、毎月末日が提出〆切です。

１．【相談】

まず苗村先生と相談して、出かける許可を得てください。

２．【報告１＆承認：全体MTG】

近距離交通費フォームを送信し、ドライブのPurchase関係書類フォルダの中の「近距離旅費請求書」をDLして入力し、出張した当月中に近距離交通費フォームで提出してください。

  • 予算によって書類が異なりますので、予算が確定してから提出しましょう。
  • 学環版では、教職員は学内者用、学生は学外者用を使用してください。（学生は大学から交通費が支給されていないため、通学経路との被りは確認不要とのこと）
  • 取引先コードは各々の銀行口座が登録されたコードで、ひとりひとり違います。未登録や番号不明の場合は、取引先コード登録依頼書をSlackのDMで秘書まで提出してください。
  • 日付、経路や金額（ICカードor切符により違うので）など、間違いがないように、提出前によく確認しましょう。
  • 情理版のファイル名は「出張者氏名＿出張○月分＿提出日付」としてください。　例　東大太郎＿９月分＿20240925
  • 学環版のファイル名は「近距離旅費請求書_氏名」としてください。

３．以上で手続き完了です。

海外出張手続について​

※2022年10月時点の情報です。この段落は学生が書いたものなので信憑性はそれほど高くありません。参考程度にご活用ください。適宜更新してください。

  • 航空券
    • 生協なら伝票払いで対応してもらえます。数十万円かかるので、生協利用がおすすめです。
    • 海外手配フォームから見積もり依頼をしましょう。エコノミークラスになっているか要確認です。
    • 見積もりを依頼するとメールで見積もり内容が届きます。
    • 予約をお願いすると、予約確認書のPDFが添付されたメールが届きます。
    • 発券をお願いすると、その時点での金額に基づいた最新版の予約確認書が届きます。
  • 宿泊
    • 1泊23,000円の規定額が支給されます。それを上回った場合は実費精算が可能です。
      • つまり、安い宿に泊まると差額が得られるということです。
      • 上回った場合も自腹にはならないということです。
    • 必ず素泊まりで予約しなければなりません。
  • 日当
    • 欧米の場合は6,000円/日が支給されます。これを食費等に充てましょう。
  • 交通費
    • 東京駅から羽田/成田までと、現地の空港から学会開催地までの交通費は支給されます。
      • 羽田/成田までに交通費は規定額の支給のため，領収書の提出は不要．実際どのような方法で移動したかにかかわらず東京-上野，京成上野-成田空港（スカイライナー）の運賃が支給される．
      • 用務地と同一地域内の移動のための交通費は日当に含まれているため請求できません。このため，空港から学会開催地に１往復するための交通費は支給されるが，ホテルー学会会場間の毎日の移動などの交通費は原則として支給されません．
  • その他必要な準備
    • 海外旅行保険には必ず入らなければなりません。
    • 海外旅行に関する事務手続きを行いましょう
    • 物品購入
      • レンタルWiFi、抗原検査キット（学会からの要請がある場合）、ESTAなど、必要なものはだいたい研究室の予算で精算できます。出張申請が承認されていれば，それぞれ個別に承認を得る必要はありません．自分で手配して領収書を提出してください．
    • 輪講の欠席
      • 苗村先生に連絡して、欠席届をもらって記入した上で苗村先生に送ると、苗村先生が輪講担当の先生に送ってくださります。
      • 欠席分は翌週の月曜までに1セッション分のPDFを読んで感想を提出しなければなりません。