学会参加費について †
学会参加費の支払いは，原則として立替払いになります。書類提出が遅れると自動的に自腹になってしまいますので，よく注意してください。必要に応じて「論文別刷購入」と「出張手続き」の手続を同時に進めてください。
参加費にランチやレセプション、ディナー代が含まれている場合は、減額調整しなくてはなりませんので、参加費内訳やプログラムをよくチェックしてください。 また、参加費一覧に金額が明記されていないような特別な割引があった場合、その証拠書類も必要です。確認できるページやメールなどを揃えてください。
フォーム
手続き
１．【相談】
原稿を投稿する段階で，参加許可が出ていることになります。発表なしでの参加の場合は，まず苗村先生から口頭で許可を得てください。
２．【報告１＆承認：全体MTG】
全体MTGで，学会参加手続きを開始する旨を報告してください。この報告に基づいて秘書が事務処理を進めますので，ここに記録のないものは処理されません。 以下では，「事前カード払いの場合」「銀行振り込みの場合」「当日現地払いの場合」に分けて説明します。
事前カード払い（主に国際会議）の場合 †
各自のカードで払う場合は「銀行振込の場合」を参照
３．【報告２：purchase，支払方法，参加費情報】
以下をまとめて同時に報告してください。 【報告２】全体MTGでの決定事項を議事録として 学会参加費のフォームを送信してください。ここに「事前カード払い」に なった旨を明記してください。報告３に相当するクレジットカード会社から届く情報に基づく処理は秘書の方で進めます。
４．【手続き】
秘書から苗村先生のクレジットカード情報を受け取って，手続きを進めてください。上記の報告がなされるまでは，カード情報は渡しません。メモなどには残さず，情報が記載された用紙は必ず秘書に返却してください。ウェブでの支払い手続きが完了したら、学会から領収メールが届くはずなので、それを秘書に転送してください。
５．【報告４】
学会参加直後の全体MTGで参加報告をしてください。以上で手続き完了です。
銀行振込の場合 †
３．【手続き】
各自で振り込んでください。
４．【報告２・３：purchase，支払方法，振込明細・立替払請求書・参加費情報】
手続き完了後にまとめて同時報告してください。
【報告２】全体MTGでの決定事項を議事録として 学会参加費のフォームを送信してください。ここに「銀行振込み」になった旨を明記してください。振込手数料は研究費からは出せませんので加算しないでください。
【報告３】学会が終了したら，振込明細書，立替払請求書を秘書に提出してください。立替払請求書に関しては物品購入の「立替払いの仕方」を参照してください。振込明細書はレシートと同じ提出方法です。
レセプション代が参加費に含まれている場合は3000円減額して請求金額を記入してください。（その他ランチは1500円/回、ディナーは3000円/回） ただし、学環は旅費から減額調整をするため、予算が中山の場合、参加費は満額で請求してください。 コロナ感染対策中：書類一式の電子データ(PDForJPEG)を秘書へ提出し、原本は登校時にC2室の教授室ポストへ投函する，
５．【報告４】
学会参加直後の全体MTGで参加報告をしてください。以上で手続き完了です。
当日現地払いの場合 †
３．【報告２：purchase，支払方法】
出張前にあらかじめ報告をしておいてください。
【報告２】全体MTGでの決定事項を議事録として、学会参加費のフォームを送信してください。ここに「当日現地払い」になった旨を明記してください。
４．【手続き】
現地で必ず領収書をもらってきてください。宛先は各自の名前を書いてもらってください。伝票払いではないので，誰が支払ったのかが重要です。間違っても「東京大学」という宛先にはしないでください。
５．【報告３：領収書・立替払請求書・参加費情報】
領収書，立替払請求書をプリントアウトして秘書に提出してください。立替払請求書に関しては「立替払いの仕方」を参照してください。領収書はレシートと同じ提出方法です。 レセプション代が参加費に含まれている場 合は3000円減額して請求金額を記入してください。（その他ランチは1500円/回、ディナーは3000円/回） コロナ感染対策中：書類一式の電子データ(PDForJPEG)を秘書へ提出し、原本は登校時にC2室の教授室ポストへ投函する，
６．【報告４】
学会参加直後の全体MTGで参加報告をしてください。以上で手続き完了です。